行政人事主管

本岗位招两人，就下列人事行政工作进行合理分工（每个人分别做一部分人事工作和新下周工作，这样合理穿插分工不分家）：

一、人力资源工作：

1.招聘配置：协助招聘负责人发布招聘信息，收集、筛选简历，安排面试（包括联系面试官、协调面试时间、准备面试材料等），跟踪面试进程，反馈面试结果，协助办理新员工入职手续。

2.员工入离职与档案管理：负责员工入职、转正、劳动合同签订与续订、异动、离职、退休等手续的全程办理；建立、健全员工档案，及时更新档案信息，确保档案材料的完整性、准确性和规范性，做好档案的归档、保管、借阅和销毁等管理工作。

3.薪酬福利管理：负责员工考勤数据的收集、核对与整理，确保考勤记录准确无误；负责进行薪酬核算数据的准备，如员工异动、奖惩、社保等数据的统计与提交并进行薪资核算；负责员工社保、公积金等福利的增减办理及相关政策的咨询解答。

4.培训发展：协助组织公司各类培训活动，包括培训需求调研、培训计划的初步拟定、培训通知的下发、培训场地与物资的准备、培训过程的协调与记录、培训效果的初步评估与反馈，负责新员工入职培训工作的开展并做好相关记录。

5.员工关系：定期组织员工活动，包括月度生日会、新员工关怀会等，营造积极和谐的企业文化氛围；解答员工关于人事政策、福利、劳动法规等方面的日常咨询；协助处理员工之间的劳动纠纷和投诉，进行员工满意度调查的组织与数据收集、分析工作。

6.人事信息系统管理：负责公司人力资源信息系统的日常维护和数据更新工作，确保系统数据与实际情况一致，为人力资源决策提供数据支持。

7.报表与数据分析：定期整理、汇总人事相关数据，如人员结构、离职率、招聘达成率等，编制各类人事报表，并进行初步的数据分析，为部门领导提供决策参考。

二、行政工作：

1.办公环境与物资管理：

（1）负责办公区域（包括会议室、茶水间等）的日常环境维护与清洁监督，确保办公环境整洁、有序。

（2）负责办公物资（文具、耗材、饮用水、绿植等）的采购申请、验收、入库、领用登记与管理，控制办公成本，保障物资充足。

2.会务组织与安排：根据会议需求，负责会议室的预订、布置、设备调试（如投影仪、麦克风等），准备会议材料，安排茶歇，并做好会议记录与纪要整理。

3.档案管理：

（1）负责公司各类档案（包括合同、文件、资料、图纸、员工档案等）的收集、整理、分类、编号、归档、保管工作，确保档案的完整性、系统性和安全性。

（2）建立健全档案管理制度和检索体系，便于档案的快速查阅和利用；严格执行档案借阅、复印、销毁等管理制度，办理相关手续，防止档案遗失或泄密。

（3）定期对档案进行清点、检查和维护，做好防潮、防火、防虫、防盗等工作，对过期或作废档案按规定程序进行处理。

4.收发文管理：

（1）收文管理：负责接收外来文件、信函、通知等，进行登记、编号、初审，及时呈送相关领导阅批，并根据领导批示意见分发给相关承办部门或人员；跟踪督办文件的办理进度，确保文件得到及时处理，并将办理结果反馈给领导，最后将办毕文件整理归档。

（2）发文管理：协助相关部门或人员起草、校对、排版公司对外及内部发布的各类文件、通知、函件等，确保文件格式规范、内容准确；负责文件的编号、用印申请、印制、分发，并对发出文件进行登记、存档备案。

5.消防管理：

（1）协助制定和完善公司消防安全管理制度和应急预案，并组织学习和演练。

（2）负责公司消防设施、器材（灭火器、消防栓、烟感报警器等）的日常检查、维护与管理，确保其完好有效，并做好检查记录；发现问题及时上报并协助整改。

（3）定期组织或配合开展消防安全宣传教育和培训活动，提高员工的消防安全意识和自救互救能力。

（4）负责消防通道、安全出口的畅通，确保消防标识清晰、醒目。

（5）在节假日或重要活动前，组织专项消防安全检查。

6.安全管理：

（1）协助建立健全公司内部安全管理制度，包括办公区域安全、信息安全、财产安全等。

（2）负责对办公区域的安全巡查，及时发现和消除安全隐患（如水电安全、门窗锁具、监控设备等），对发现的问题及时上报并协助处理。

（3）协助处理公司内部发生的小型安全事件，并按规定上报；参与公司安全事故的调查与处理。

（4）负责公司门禁系统、监控系统的日常管理与简单维护，确保其正常运行；管理门禁卡的发放、回收与权限设置。

7.固定资产管理：参与公司固定资产（如电脑、办公家具等）的登记、盘点、维护、报废等管理工作，建立固定资产台账，确保资产账实相符。

8.行政费用报销协助：负责收集、整理行政相关费用的报销单据，按公司财务制度规定协助办理报销手续。

9.其他事务：完成领导交办的其他与行政相关的临时性工作任务，积极配合人事专员开展辅助性的工作。